Adjoint administratif / Adjointe administrative

Position Description:

Le secteur manufacturier recherche d’un adjoint administratif qui sera appelé à travailler en soutien de nos activités avec nos clients principaux. Elle travaillera en support du vice-président senior en charge du secteur et en étroite collaboration avec quatre vice-présidents et un directeur pour les appuyer dans l atteinte de leurs objectifs d affaires à travers son soutien administratif.

Your future duties and responsibilities:

-Planifier et organiser les réunions internes et externes en gérant les calendriers de façon proactive et continue (invitation, emplacement/salle/conférence téléphonique, nourriture, etc).
-Préparer l ordre du jour des comités du secteur.
-Maintenir une excellente relation d affaires avec nos clients (adjointes exécutives des clients, clients lors de visites, etc.).
-Participer à l intégration des nouveaux membres de l équipe (accueil, commande de matériel, réservation de bureaux…) et suivi des départs (récupération du matériel).
-Suivi des déclarations d heures par le rapport de conformité.
-Suivi des formations obligatoires des membres.
-Rédiger et distribuer des courriels d information aux membres, des notes de service, des lettres, des avis de non-soumission et des formulaires (en anglais et en français).
-Gérer les procédures administratives, notamment les réservations de voyage, les relevés de dépenses, les autorisations et approbations des systèmes CGI.
-Commander des fournitures de bureau, maintenir l inventaire, anticiper les fournitures nécessaires et placer les commandes.
-Assister ponctuellement à la mise en page / amélioration de supports de présentation clients
-Assurer la vigie continue (suivi, relances) des processus administratifs (appels de vente, évaluations annuelles, mise à jour des systèmes, questionnaires de satisfaction, etc.)
-Assurer l archivage continu et conforme de la documentation administrative et d affaire des sous-secteurs en utilisant le système de classement SharePoint.
-Préparation et participation aux évènements.
Le tout en se conformant aux politiques et procédures interne de CGI.

Required qualifications to be successful in this role:

-5 années d’expérience dans un role similaire ;
-Proactivité, esprit d’analyse, grand sens des priorités et capacité de gestion
-Professionnalisme, diplomatie et compréhension des besoins des clients et des membres du secteur
-Personnalité intuitive, autonome et sachant prendre des initiatives
-Grande faculté d écoute et bonne compréhension des besoins des vice-présidents du sous-secteur
-Habileté d organisation d événements
-Sens aigu du jugement et rapidité dans la prise de décision et d exécution
-Capacité de rédaction, de révision et de mise en page des présentations exécutives
-Discrétion, loyauté et ponctualité -Détenir un diplôme d études collégiales ou expérience équivalente dans le domaine
-Avoir une grande capacité d adaptation et de rigueur
-Démontrer un bon potentiel et une grande motivation pour le poste
-Expérience administrative à un niveau exécutif au sein d’une grande entreprise
-Le bilinguisme (français et anglais) est requis pour ce poste en raison de la nature du rôle qui nécessite des interactions avec des clients nationaux et internationaux.

Skills:

• Analytical Thinking
• Copywriting
• Copywriting

What you can expect from us:

Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.

La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…

Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.

Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe.

Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons.

Chez CGI, nous reconnaissons la richesse que la diversité nous apporte. Nous aspirons à créer une culture à laquelle nous appartenons tous et collaborons avec nos clients pour créer des communautés plus inclusives. En tant qu’employeur qui prône l’égalité des chances pour toutes et tous, CGI veut donner à l’ensemble de ses membres les moyens de réussir et de s’épanouir. Si vous avez besoin d’un accompagnement spécifique durant le processus de recrutement et d’intégration, veuillez nous en informer. Nous serons heureux de vous aider.

Joignez-vous à nous, l’une des plus importantes entreprises de conseil en technologie de l’information (TI) et en management au monde.