Agente ou agent de secrétariat

Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, discrète, collaborative et vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles ? Vous possédez de l’expérience en soutien d’équipe de gestion ? Alors vous êtes la personne que nous recherchons !

SOMMAIRE DU POSTE

NO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-38

LIEU DE TRAVAIL : Ville de Québec Possibilité de télétravail selon les dispositions de la Directive relative au télétravail de l’ENAP

HORAIRE DE TRAVAIL :
35 heures/semaine de jour
Du lundi au vendredi
Selon les dispositions prévues à la convention collective

SALAIRE :
Classe C dans une échelle de salaire se situant entre 22,49 $ et 30,48 $/heure selon l’expérience (Échelle salariale 2022, négociation en cours actuellement)

STATUT DE L’EMPLOI :
Régulier, syndiqué

SECTEUR DE TRAVAIL
Direction générale

CONTEXTE
La Direction générale de l’ENAP assure le développement stratégique de l’organisation en collaboration avec les directions et services de l’ENAP. Pour ce faire, elle entretient des relations privilégiées avec divers partenaires, les membres du personnel et les étudiant.es afin d’atteindre les orientations stratégiques qu’elle s’est fixées.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
La personne titulaire apporte un soutien à la planification et à l’organisation des activités de la direction générale et du service des communications et du rayonnement en effectuant différentes tâches d’ordre administratif. Elle assure le bon fonctionnement des opérations de son unité et supporte également selon les besoins que ce soit dans l’accomplissement de tâches spécifiques ou pour l’organisation d’activités institutionnelles.

Sous la supervision de la secrétaire générale, la personne titulaire aura à :

• Accueillir les visiteuses et visiteurs, répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou par courriel, filtrer et acheminer les appels et les courriels aux personnes concernées et prendre les messages s’il y a lieu.
• Rédiger divers documents, tels que des lettres, rapports, tableaux, comptes rendus, correspondances, etc.
• Ouvrir et tenir à jour les dossiers, tableaux ou registres, en assurer le suivi, faire les rappels et les recherches nécessaires. Classer les documents, autant en format numérique qu’en format papier, selon le système en vigueur et assurer la confidentialité des dossiers.
• Voir à l’organisation de comités et de réunions et envoyer les invitations, commander les repas, réserver les salles, etc.
• Au besoin, assister à certaines rencontres et en rédiger les comptes rendus. Informer les responsables concernés des suivis découlant de ces rencontres.
• Effectuer la gestion des boîtes courriel;
• Soutenir l’équipe des communications et du rayonnement dans la logistique aux événements, la gestion des inventaires de matériel promotionnel ainsi que la gestion des plateformes (intranet, web, etc.)

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.

Scolarité
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de
900 heures dans une discipline pertinente.

Expérience
Minimum de 2 ans d’expérience pertinente.